MALANG, BUSERJATIM.COM – Badan Pengelolaan Pendapatan, Keuangan dan Aset Daerah (BPPKAD) Kabupaten Probolinggo bekerja sama dengan Lembaga Pengembangan dan Konsultasi Nasional (LPKN) menggelar bimbingan teknis (bimtek) kesekretariatan dan pengelolaan administrasi perkantoran modern di Maxone Ascent Hotel Malang, Jum’at dan Sabtu (16-17/12/2022).
Materi kegiatan selama 2 (dua) hari meliputi fungsi dan peran kesekretariatan, sekretaris pemimpin dan sekretaris organisasi, konsep informasi dan sistem informasi manajemen, ruang lingkup administrasi kesekretarian, perencanaan dan pengendalian pekerjaan administrasi serta karakteristik arsip dan standar kearsipan, tujuan pengarsipan dan legalitas arsip.
Selanjutnya, tata hubungan internal dan eksternal organisasi serta etiket bagi sekretaris, strategi peningkatan efektivitas kerja, manajemen waktu, verbal & non verbal komunikasi, pengenalan diri (knowing yourself before knowing others), perencanaan dan pengendalian pekerjaan administrasi serta sistem arsip.
Ketua Umum LPKN Andi Zabur Rahman mengungkapkan secretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya secretariat. Dengan demikian kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.
“Pada proses pekerjaan atau di lingkungan pemerintah daerah maupun di perusahaan, aktivitas kesekretariatan merupakan bagian dari pekerjaan seorang sekretaris dan administrasi atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris dan administrasi. Oleh karena itulah, seorang sekretaris atau administrator harus memahami dan mampu melakukan pengelolaan dan manajemen kesekretariatan dengan baik dan akurat,” ujarnya.
Sementara Sekretaris BPPKAD Kabupaten Probolinggo Siswanto mengatakan sering kali sekretaris dan administrator tidak diberitahu bahwa mereka memiliki pekerjaan yang paling penting di suatu perusahaan/organisasi. Mereka dipercayakan untuk memegang benteng dan secara sendirian mengelola operasi sehari-hari dan tugas pimpinan puncak perusahaan/organisasi.
“Sebagian besar hari mereka memasukkan tugas yang bersifat ad hoc. Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan akan dapat membentuk mereka untuk memahami bahwa walaupun ada banyak hal dalam hidup yang tidak dapat kita kendalikan atau kita ubah, kita masih dapat mengelola pikiran kita dan bagaimana kita mengatasi multitasks,” katanya.
Siswanto menjelaskan salah satu tantangan di tempat kerja adalah pengkondisian mental yang buruk. Pikiran itu seperti mesin kuat yang harus diminyaki dengan baik dan selalu diservis.
“Pelatihan ini dirancang untuk memberdayakan sekretaris dan administrator untuk menyadari bahwa transformasi tersebut terjadi dari dalam. Kami membantu mereka mengklarifikasi pemikiran mereka, fokus lebih baik dan membantu mereka beroperasi pada keadaan optimum mereka,” jelasnya.
Dalam pelatihan ini jelas Siswanto, peserta akan belajar memahami pentingnya akuntabilitas, rahasia berurusan dengan orang, etiket telepon, manajemen waktu dan sejumlah keterampilan manajemen yang meningkatkan kinerja mereka di lapangan terlebih di era modern seperti ini. kecanggihan tehnologi, perkembangan komunikasi digital dll. “Semua ini merupakan hal yang harus diperhatikan untuk menunjang kegiatan kesekretariatan di perusahaan /organisasi modern,” terangnya.
Siswanto menerangkan pelatihan ini membahas mengenai manajemen kesekretariatan di lingkungan pemerintah daerah. Sehingga diharapkan peserta pelatihan mampu memahami mengenai fungsi dan peran manajemen kesekretariatan dalam mensupport pencapaian tujuan organisasi, memperluas wawasan dan kemampuan dalam manajemen pekerjaan
secara professional.
“Selain itu, mampu memahami manajamen karakter dalam peningkatan efektivitas kerja, meningkatkan kemampuan dalam menjalin komunikasi baik secara internal maupun eksternal organisasi, mampu mengenal dan menghadapi permasalahan manusia yang mempunyai pengaruh bagi kelancaran pekerjaan sekretaris/adminsitrator di lingkungan pemerintah daerah,” pungkasnya.
Pewarta : Agus Salim
